Si se habla de una institución que no tiene los recursos
humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que desea
organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u
organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Los pasos
para analizar los SIG:
1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían
utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de
campo, supervisores, administradores, etc.)
2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización, departamento o punto de prestación de servicios.
3.- Identificar la información que se requiere para ayudar a las
diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la
información que se recolecta pero que no se utiliza.
4.-Determinar cuáles de los formularios y
procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y
brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren
las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y
procedimientos necesitan mejorarse.
5.-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para
recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos
instrumentos si es necesario.
6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los
diferentes trabajadores
7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los
datos.
8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos
formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar,
tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
9.-Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué
observar, qué verificar.
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